Das Montana Hotel Diemelstadt wechselte von Protel zu HotelFriend, um Direkt- und Online-Buchungen zu steigern

Kunde

montana-hotels.de

Unterkunftstyp

Hotel Garni

Standort

Diemelstadt, Deutschland

Vertragsbeginn

01.10.2024

Über Montana

Das Montana Hotel Diemelstadt, das Flaggschiff der Montana Hotels Gruppe, steht im Mittelpunkt des Markenkonzepts. Eingebettet in die ruhige Region Waldecker Land und verkehrsgünstig in der Nähe der Autobahn A44 gelegen, bietet das Hotel einen idealen Zwischenstopp für Geschäftsreisende, Pendler und Wochenendgäste, die Komfort und Bequemlichkeit schätzen. Um den steigenden Erwartungen der Gäste gerecht zu werden und die Abläufe zu optimieren, suchte das Hotel nach einem modernen, vollständig integrierten PMS mit nativen Tools, die Workflows vereinfachen und Direktbuchungen steigern.

Herausforde-rungen des Montana Hotels

Das Montana Hotel Diemelstadt sah sich mit betrieblichen Ineffizienzen konfrontiert, die durch veraltete Systeme, fragmentierte Workflows und manuelle Prozesse verursacht wurden, welche den täglichen Betrieb verlangsamten.

Der dringende Bedarf an einem modernen PMS

Der Betrieb mit einer veralteten Systemlandschaft machte es zunehmend schwieriger, den täglichen Anforderungen gerecht zu werden. Das Team des Montana Hotel Diemelstadt benötigte ein zuverlässiges, cloudbasiertes PMS, das die Abläufe zentralisiert und gleichzeitig intuitiv und einfach zu bedienen ist. Ziel war es nicht nur, bestehende Tools zu ersetzen, sondern ein System einzuführen, das Workflows vereinfacht und ein dynamisches Hotelumfeld unterstützt, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen.

Buchungen und Distribution in einem System bündeln

Zuvor nutzte das Montana Hotel Diemelstadt eine nicht-native Booking Engine und einen Channel Manager, was zusätzliche Kosten und separate Logins erforderte. Die Verwaltung dieser Tools war ineffizient, da jedes System ein eigenes Design und eine eigene Benutzeroberfläche hatte, was zu Verwirrung im Team führte und die Abläufe verlangsamte. Das Hotel benötigte eine Lösung, die PMS, Booking Engine und Channel Manager in einem nativen Ökosystem vereint, Echtzeit-Synchronisation über wichtige OTAs ermöglicht und gleichzeitig Direktbuchungen über die Booking Engine und Google Hotels stärkt.

Sicherstellung der vollständigen Einhaltung deutscher Vorschriften

Die Arbeit im Rahmen deutscher Vorschriften wie GoBD erfordert Genauigkeit und Transparenz in allen finanziellen Prozessen. Gleichzeitig musste das Hotel die vollständige Einhaltung der DSGVO gewährleisten, um Gästedaten zu schützen und strenge Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Das Montana Hotel Diemelstadt implementierte das HotelFriend-Modul für Buchhaltung und Rechnungsmanagement mit DATEV-Integration, wodurch alle Finanzdaten nahtlos in das standardisierte deutsche Buchhaltungssystem exportiert werden konnten. Dies stellte eine korrekte Rechnungsstellung, Berichterstattung und Buchhaltung sicher, gewährleistete gleichzeitig eine sichere Datenverarbeitung, reduzierte manuellen Aufwand und verankerte Compliance von Anfang an im System.

Zahlungsprozesse vereinfachen und automatisieren

Das Montana Hotel Diemelstadt setzte bereits in der vorherigen Systemumgebung auf automatisierte Zahlungsprozesse und wollte diese wichtige Funktion weiterhin nutzen. Gesucht wurde eine Lösung, die Zahlungen nahtlos vom Buchungsvorgang bis zur Transaktion automatisiert und dabei sowohl für das Team als auch für die Gäste die gleiche Effizienz und Benutzerfreundlichkeit gewährleistet, während gleichzeitig die operativen Abläufe optimiert werden.

Von HotelFriend bereitgestellte Lösungen

Zur Modernisierung der Abläufe und Optimierung der Workflows entschied sich das Montana Hotel Diemelstadt für die vollständig integrierte, cloudbasierte Plattform von HotelFriend, die alle zentralen Hotelprozesse in einem System vereint.

Property Management System (PMS). Im Mittelpunkt der Lösung steht das HotelFriend PMS, das Reservierungen, Gästedaten und Reporting zentralisiert. Dadurch erhielt das Hotel die volle Kontrolle über den täglichen Betrieb sowie eine klare Echtzeitübersicht über Buchungen, Auslastung und Umsatz. Das cloudbasierte System, gehostet auf sicheren Servern in Deutschland, gewährleistet die Einhaltung von Datenschutzstandards und ermöglicht dem Team den Zugriff auf wichtige Informationen von überall.
Channel Manager. Um die Sichtbarkeit auf verschiedenen Vertriebskanälen zu maximieren, implementierte das Hotel den HotelFriend Channel Manager, der direkt mit wichtigen OTAs wie HRS, Expedia und Booking.com verbunden ist. Dadurch werden Verfügbarkeiten und Preise automatisch synchronisiert, Fehler reduziert, Überbuchungen verhindert und das Team von zeitaufwendigen manuellen Aktualisierungen entlastet.
Booking Engine. Die HotelFriend Booking Engine wurde direkt in die Website des Hotels integriert und ermöglicht Gästen eine einfache Online-Buchung. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, nahtloser Verbindung zum PMS und integrierter Anbindung an Google Hotels steigert sie Direktbuchungen, vereinfacht Zahlungsprozesse und sorgt für ein konsistentes und reibungsloses Buchungserlebnis über alle Plattformen hinweg.

Housekeeping. Die täglichen Abläufe wurden durch das Housekeeping-Modul weiter optimiert, da Mitarbeitende Reinigungspläne einfach verfolgen, Zimmer nach Datum oder Reservierungsstatus filtern und Aufgaben effizient zuweisen konnten. Dies reduzierte den Abstimmungsaufwand und stellte sicher, dass Zimmer stets rechtzeitig für anreisende Gäste vorbereitet waren.
Order Management. Mit dem Order Management von HotelFriend erhielt das Montana Hotel Diemelstadt einen vollständigen Überblick über alle Gästeanfragen und internen Serviceaufträge. Von Speisebestellungen bis hin zu Zusatzleistungen wie speziellen Zimmerwünschen konnten alle Aufträge direkt im PMS erstellt, verfolgt und bearbeitet werden.
Buchhaltung und Rechnungsmanagement. Mit dem Modul für Buchhaltung und Rechnungsmanagement von HotelFriend erhielt das Montana Hotel Diemelstadt die volle Kontrolle über seine Finanzprozesse. Das System automatisiert die Rechnungserstellung, verfolgt Zahlungen und stellt die Einhaltung steuerlicher Vorschriften sicher. Durch die Integration mit DATEV können Buchhaltungsdaten nahtlos in das standardisierte deutsche Buchhaltungssystem exportiert werden, wodurch manueller Aufwand reduziert und Fehler minimiert werden. Mitarbeitende können offene Rechnungen überwachen, E-Rechnungen erstellen und Transaktionen effizient abstimmen, was eine präzise Finanzberichterstattung und reibungslosere Prüfungen ermöglicht.

HotelFriend Payments. Eine der wichtigsten Funktionen für das Montana Hotel Diemelstadt waren automatisierte Zahlungsprozesse. Mit HotelFriend Payments konnte das Hotel die zuvor genutzten nahtlosen und sicheren Zahlungsabläufe beibehalten. Zahlungen aus Buchungen wurden automatisch verarbeitet, was die betriebliche Effizienz steigerte und sowohl für Mitarbeitende als auch für Gäste ein reibungsloses Erlebnis sicherstellte.

Erzielte Ergebnisse

HotelFriend Flex bot dem Montana Hotel Diemelstadt eine moderne, vollständig integrierte Lösung, die Abläufe durch intuitive, native Tools optimierte und auf Effizienz sowie Benutzerfreundlichkeit ausgelegt ist.

30% mehr Direkt- und Online-Buchungen

Nach der Implementierung der HotelFriend Booking Engine und des Channel Managers verzeichnete das Montana Hotel Diemelstadt ein Wachstum bei den Direktbuchungen, während gleichzeitig eine starke Sichtbarkeit auf wichtigen OTAs wie HRS, Expedia und Booking.com erhalten blieb.

Reduzierung manueller Arbeit um über 40%

Durch das vollständig integrierte PMS, Order Management, Housekeeping und automatisierte Zahlungsprozesse wurde die operative Effizienz gesteigert, sodass sich das Team stärker auf den Gästeservice konzentrieren konnte.

Verbesserte Gästezufriedenheit

Schnellere und präzisere Bearbeitung von Reservierungen und Serviceanfragen, kombiniert mit nahtlosen Zahlungsprozessen, führte zu einem komfortableren und reibungsloseren Erlebnis für Gäste.

Volle Compliance und sichere Betriebsabläufe

Alle Gästedaten und Finanzprozesse entsprechen vollständig den Anforderungen der DSGVO und GoBD und werden auf sicheren Servern in Deutschland gehostet, was transparente und sichere Abläufe gewährleistet.