Property Management Software

Pensionen, kleine Hotels und Boutique-Hotels arbeiten häufig mit begrenzten Budgets und kleinen Teams. Sie müssen Online-Kanäle, Reservierungen und Zahlungen effizient verwalten. Eine Hotelverwaltungssoftware sollte leistungsstark sein, ohne unnötig teuer oder komplex zu werden.

Bei der Auswahl einer cloudbasierten Hotelsoftware für kleine Hotels sind folgende Kriterien entscheidend:

• Cloud-Zugriff

  Cloudbasierte PMS-Systeme speichern Benutzerdaten online. Robuste Sicherheits- und Compliance-Standards sind unerlässlich, um Gästedaten zu schützen. Hotels können schnell auf Buchungsänderungen reagieren und den Betrieb von jedem Standort aus effizient steuern.

• All-in-One-Funktionalität

  Ein All-in-One-PMS vereint mehrere operative Tools auf einer zentralen Plattform, darunter Rezeption, Reservierungen, Housekeeping, POS, Distribution und Buchhaltung. Manager können schnell Umsatz-, Leistungs- und Belegungsberichte erstellen.

• Tools für das Gästeerlebnis

  Durch die Erfassung von Gästewünschen, Sonderanfragen und Buchungshistorien lässt sich die Kundenbindung deutlich steigern. Ein PMS mit zuverlässigen Guest-Experience-Tools sorgt für mehr Wiederbuchungen, zufriedenere Gäste und bessere Online-Bewertungen.

• Zuverlässiger Support

  Support-Teams unterstützen bei der Einführung neuer Funktionen, bei Schulungen oder bei der Fehlerbehebung. Die Gewissheit, dass rund um die Uhr Hilfe verfügbar ist, reduziert den Stress für Mitarbeiter und Kunden.

Cloud-Hotelsoftware für kleine Betriebe umfasst:

• All-in-One Cloud-PMS-Plattformen

  Sie kombinieren Buchungsmaschine, PMS, Zahlungen, Channel Manager, Buchhaltung und Gästekommunikation.

• Basis-PMS-Systeme

  Systeme mit Fokus auf Check-in/Check-out, Reservierungen und Abrechnung.

• Kundenservice-Systeme

  Diese Lösungen setzen auf Self-Check-in, mobile Apps und digitale Services.

• Umsatzorientierte Systeme

  Lösungen mit erweiterten Analysen und dynamischer Preisgestaltung.

Für kleine Betriebe ist die All-in-One-Cloudlösung HotelFriend PMS die kosteneffektivste und praktikabelste Wahl.

HotelFriend eignet sich ideal für kleine Beherbergungsbetriebe, die ein zentrales System statt mehrerer Einzellösungen benötigen. Das Order Management System sowie eine Concierge-App sorgen für ein erstklassiges Gästeerlebnis. Die Property Management Software bietet zahlreiche Funktionen bei überschaubarem Budget. Housekeeping, Automatisierung, Gäste- und Firmenverwaltung sowie weitere Features sparen wertvolle Zeit für das Personal. HotelFriend vereint essenzielle Hotelmanagement-Funktionen mit gastorientierten Tools und ist damit eine der praktischsten Hotelmanagement-Lösungen auf dem Markt.

Cloud-Hotelsoftware ist ein System, das über das Internet betrieben wird und nicht auf lokalen Hotelservern läuft. Sie ermöglicht Hoteliers, Reservierungen, Zahlungen, Gäste und operative Abläufe über eine mobile App oder einen Webbrowser zu verwalten.

Zentrale Auswahlkriterien

Cloud-Hotelsoftware basiert auf mehreren wesentlichen Kriterien:

• Internetbasierter Zugriff

  Hoteliers und Manager können Preise aktualisieren, Belegungszahlen überwachen und Buchungen auch außerhalb des Hotels freigeben. Hotels reagieren schneller auf Änderungen bei Gästeanfragen und Buchungen und können ihren Betrieb flexibler organisieren.

• Automatische Wartung

  Cloud-PMS-Anbieter übernehmen automatisch Datensicherungen, Software-Updates und Sicherheits-Patches. Hotels müssen keine Updates manuell installieren, keine Server warten und kein eigenes IT-Personal für die regelmäßige Wartung beschäftigen. Dadurch werden Kosten gesenkt, Zeit gespart und ein zuverlässiges System ohne technischen Aufwand gewährleistet.

• Skalierbarkeit

  Cloudbasierte PMS-Systeme wachsen mit Ihrem Betrieb mit. Das System verarbeitet steigende Buchungsvolumen, ohne an Leistung zu verlieren. Hotels können ihre Abläufe kosteneffizient und reibungslos an das Unternehmenswachstum anpassen.

• Echtzeit-Updates

  Cloud-PMS-Systeme aktualisieren Daten in Echtzeit auf allen angebundenen Plattformen und Geräten, einschließlich Buchungsmaschinen, OTAs und interner Systeme. Rezeption, Housekeeping und Technik sehen Änderungen sofort, sodass Hotels fundierte Entscheidungen in Echtzeit mit minimalen Fehlern treffen können.

Diese Kriterien machen Cloud-Software zuverlässiger und praxisorientierter als On-Premise-Systeme.

Cloud-Hotelsoftware ist typischerweise in folgenden Varianten verfügbar:

• Cloudbasiertes Property-Management-System

  Verwaltet Gästeprofile, Check-ins und Check-outs, Abrechnung, Reservierungen und Housekeeping zentral an einem Ort.

• All-in-One-Cloud-Plattformen

  Kombinieren Buchungsmaschine, PMS, Zahlungen, Channel Manager und Gästekommunikation.

• Gästeorientierte Cloud-Lösungen

  Setzen auf digitale Schlüssel, Self-Service-Funktionen, mobilen Check-in und Gästekommunikation.

• Umsatz- und Analyse-Tools

  Fokussieren sich auf nachfragebasierte Preisgestaltung, Reporting und Performance-Analysen.

All-in-One-Cloud-PMS-Plattformen werden am häufigsten im täglichen Hotelbetrieb eingesetzt. Die HotelFriend Property Management Software zentralisiert sämtliche Hotelprozesse in einer zugänglichen Plattform. Sie automatisiert Routineaufgaben, vereinfacht Workflows und verbessert die interne Kommunikation. Für Boutique-Hotels und kleine Betriebe ist sie zu einem leistungsstarken Werkzeug für ein modernes und herausragendes Gästeerlebnis geworden.

Die Preise für Cloud-Hotelsoftware variieren stark und hängen vom Automatisierungsgrad, dem Funktionsumfang sowie von der Zielgröße des Hotels ab. Kleine Hotels benötigen in der Regel kostengünstige und praxisnahe Lösungen, die sich auf zentrale Hotelprozesse konzentrieren, ohne das Budget zu überschreiten.

Berücksichtigen Sie folgende Kriterien beim Vergleich der monatlichen Preise für Cloud-Hotelsoftware:

a. Funktionen

• OTA-Integration und Channel-Management
• Vollständige All-in-One-Plattformen vs. einfache Reservierungsverwaltung
• Umsatzanalysen und Revenue-Management
• Gästekommunikation und Automatisierung

b. Preis

• Preis pro Monat / pro Zimmer
• Zusätzliche Kosten für Integrationen oder Add-ons
• Pauschale Abonnementgebühr

c. Support und Onboarding

• Kostenpflichtiger Support / inklusive Supportstufen
• Unterstützung bei Einrichtung und Schulung

Preismodelle für Cloud-Hotelsoftware lassen sich in drei Kategorien einteilen:

• Basic Cloud PMS

  Bietet grundlegende Funktionen für Hotelverwaltung, Reservierungen und Abrechnung für kleine Betriebe. Kosten: 50–150 USD pro Monat, pro Objekt und nicht pro Zimmer.

• All-in-One-Cloud-Lösungen

  Enthalten PMS, Buchungsmaschine, Channel Manager, Messaging und Zahlungsabwicklung. Kosten: 150–500+ USD pro Monat. Der Preis hängt vom enthaltenen Funktionsumfang ab.

• Premium- / Advanced-Plattformen

  Bieten Revenue-Management, dynamische Preisgestaltung, umfassende Analysen und Automatisierung. Kosten: 500–2.000+ USD pro Monat, insbesondere bei erweiterten Revenue-Funktionen.

Auf dieser Basis ist ein Basic Cloud PMS die ideale Lösung für ein begrenztes Budget. All-in-One-Cloud-Lösungen eignen sich besonders für Hotels, die mehrere Betriebsbereiche zentral und effizient verwalten möchten. Premium- / Advanced-Plattformen sind für große Hotels oder wachsende Ketten mit komplexen betrieblichen Anforderungen konzipiert.

Wenn Sie die Prioritäten Ihres Betriebs kennen und eine Software wählen, die zu Ihren operativen Anforderungen passt, können Sie Cloud-Hotelsoftware bei HotelFriend bestellen. Unsere attraktiven Preise und die individuelle Berücksichtigung Ihrer Anforderungen ermöglichen es Ihnen, im Budget zu bleiben und gleichzeitig von moderner Technologie zu profitieren.

Unsere Kundendienstmitarbeiter können Ihnen bei der Übertragung einiger der wichtigsten Daten auf das HotelFriend PMS behilflich sein. Bitte beachten Sie, dass für diesen Service zur Systemeinrichtung eine Gebühr anfällt.

Ja, das HotelFriend-PMS umfasst einen integrierten Channel Manager, daher ist keine Integration von Drittanbietern erforderlich. Dies ermöglicht einen direkten und kosteneffektiven Informationsaustausch innerhalb unseres Systems.

Auf jeden Fall! Bei der Bearbeitung des Zimmerpreises können Sie in dem Feld "Quelle" die Kanäle auswählen, auf denen Sie diesen Tarifplan anwenden möchten. Wenn Sie den Tarifplan auf OTA-Systemen anzeigen möchten, wählen Sie einfach "Channel Manager" aus.

Ja, das HotelFriend PMS entspricht den von den deutschen Steuerbehörden festgelegten Grundsätzen der GoBD für die Aufbewahrung, Speicherung und Zugänglichkeit von elektronischen Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Blog.

Ja, das HotelFriend PMS unterstützt die Integration mit Drittanbieter-Tools, und unser Personal kann Ihnen bei der Einrichtung und Konfiguration behilflich sein. Um die verfügbaren Integrationsmöglichkeiten einzusehen, besuchen Sie bitte diesen Link.

Um Ihre OTA-Kanäle mit dem HotelFriend PMS zu synchronisieren, kontaktieren Sie einfach unser Support-Team und bitten um Unterstützung bei der Verbindung der OTA-Kanäle. Unsere Experten werden überprüfen, ob Ihr Konto bereit für die Synchronisierung ist, und Ihnen helfen, alle erforderlichen Kanäle mit dem System zu verbinden.

Das HotelFriend-System automatisiert die meisten Hotelprozesse, wobei nur wenige Aktionen manuellen Eingriff erfordern. Zum Beispiel können Preise einmalig hinzugefügt und dann automatisch an alle OTA-Kanäle gesendet werden. Wenn jedoch eine Buchung manuell vorgenommen wird, müssen die Informationen ebenfalls manuell eingegeben werden. Insgesamt ist das System darauf ausgelegt, manuellen Eingriff zu minimieren und eine autonome Betriebsweise zu ermöglichen, wobei Mitarbeiter hauptsächlich für strategische Anpassungen verantwortlich sind.

Sie können HotelFriend mit dem Zahlungssystem Stripe verbinden, um Online-Zahlungen zu akzeptieren. Sobald die Verbindung hergestellt ist, werden die Kreditkartendaten Ihrer Gäste tokenisiert und sicher verarbeitet.

Wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass Sie das Limit der in Ihrem aktuellen Produkt- und Tarifplan erlaubten Zimmer erreicht haben, sollten Sie sich an den HotelFriend-Support wenden. Sie werden Ihre Kontoinformationen überprüfen und auf Ihre Anfrage hin das Zimmerlimit erhöhen.

Sie können Firmenreservierungen hinzufügen und wichtige Buchungsparameter im Bereich "Front Desk" oder "Reservierungen" angeben. Für eine schrittweise Anleitung zur Erstellung einer Firmenreservierung finden Sie bitte in diesem Leitfaden.

Nein, Sie müssen lediglich einen Buchungsmotor einrichten, indem Sie auf das Modul "Buchungsmotor" im linken Menü klicken. Falls dieses Modul nicht im Menü angezeigt wird, kontaktieren Sie bitte unseren Support unter support@hotelfriend.com. Detailliertere Informationen zur Einrichtung eines Buchungsmotors finden Sie hier.

Ja, HotelFriend bietet die Möglichkeit, den Zugriff von Mitarbeitern basierend auf ihrer Position zu beschränken. Wenn Sie beispielsweise Ihren Zimmermädchen Zugriff auf das Housekeeping-Modul, aber nicht auf das gesamte System geben möchten, kann der Unterkunftsadministrator den Zugriff für Mitarbeiter mit der Position "Zimmermädchen" einrichten. Ähnlich können auch andere Abteilungen den Zugriff ihrer Mitarbeiter beschränken.

Ein Hotel-PMS sollte mit den Systemen integriert werden, die Buchungen, Zahlungen, Gästekommunikation und tägliche Betriebsabläufe verwalten.

Zu den wichtigsten Integrationen gehören:

• Channel-Manager und Online-Reiseportale
• Direkte Buchungsmaschine
• Zahlungs-Gateway und Kassensystem
• Revenue-Management-System
• CRM- und Gästekommunikationstools
• Buchhaltungs- und Rechnungssoftware
• Housekeeping- und Wartungs-Apps
• Türschlösser und Zutrittskontrollsysteme

Diese Integrationen reduzieren die manuelle Dateneingabe, vermeiden Buchungsfehler und sorgen für konsistente Informationen in allen Abteilungen.

Ein PMS, ein Channel-Manager und ein Buchungssystem erfüllen unterschiedliche Aufgaben, funktionieren jedoch am besten, wenn sie miteinander verbunden sind.

PMS vs. Channel-Manager vs. Buchungssystem

Die meisten Hotels benötigen alle drei Systeme. Eine integrierte Plattform ist meist die einfachste Lösung, da Buchungen, Verfügbarkeiten, Preise und Gästedaten automatisch in allen Systemen aktualisiert werden.

Die Verwaltung mehrerer Hotels erfordert mehr als ein herkömmliches PMS. Das richtige System sollte Reservierungen, Zahlungen, Housekeeping, Berichte und Mitarbeiterabläufe zentralisieren und gleichzeitig einen klaren Überblick über alle Betriebe bieten.

Bestes PMS für Hotelgruppen

HotelFriend ist eine gute Wahl für mittelgroße und große Hotelgruppen, da die Plattform zentrale Steuerung mit flexiblen Modulen verbindet. Gruppen können wichtige Abläufe standortübergreifend verwalten und bei wachsendem Portfolio neue Funktionen hinzufügen.

Ja. Viele Anbieter von Hotelmanagement-Software bieten vor dem Kauf entweder eine kostenlose Testphase oder eine persönliche Produktdemo an.

Während der Testphase sollten Sie Folgendes prüfen:

• Reservierungen und Zimmerzuweisungen
• Abläufe beim Check-in und Check-out
• Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
• Aktualisierung des Housekeeping-Status
• Anbindung an Vertriebskanäle und Buchungsmaschine
• Berichte und Zugriffsrechte für Mitarbeiter

HotelFriend bietet derzeit eine kostenlose 7-tägige Testphase ohne Kreditkarte an. So können Hotels das FLEX-Paket nutzen, bevor sie sich für einen Tarif entscheiden.

Ein guter Hotel-Channel-Manager hält Zimmerpreise, Verfügbarkeiten und Reservierungen auf allen verbundenen Buchungskanälen synchron.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Aktualisierung von Verfügbarkeiten und Preisen in Echtzeit
• Zwei-Wege-Verbindungen zu Online-Reiseportalen
• Automatischer Import von Reservierungen
• Vermeidung von Überbuchungen
• Zentrale Verwaltung von Preisen und Buchungsbeschränkungen
• Unterstützung mehrerer Zimmertypen und Hotelbetriebe
• Berichte zur Buchungs- und Vertriebskanal-Performance
• Zuverlässige Integrationen mit PMS und Buchungsmaschine
• Schnelle Verbindungsüberwachung und Fehlermeldungen

Die Preise für Hotel-Channel-Manager reichen von etwa 15 € pro Monat für einfache Tools bis zu 150 € oder mehr für umfassendere Hotelmanagement-Plattformen. Einige Anbieter berechnen individuelle Preise je nach Zimmeranzahl, angebundenen Kanälen oder gewählten Funktionen.

Preisvergleich für Hotel-Channel-Manager

(Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026)

Vergleichen Sie bei der Auswahl nicht nur die Einstiegspreise. Prüfen Sie auch, ob der Tarif Echtzeit-Synchronisierung, OTA-Anbindungen, PMS-Integration, Support, Einrichtungsgebühren, Buchungsprovisionen sowie den Zugriff auf mehrere Unterkünfte umfasst. Die beste Lösung bietet alle erforderlichen Anbindungen, ohne dass beim Wachstum des Hotels versteckte Zusatzkosten entstehen.

Eine Hotel-Buchungsmaschine ist ein Tool, das in die Website eines Hotels eingebunden wird und es Gästen ermöglicht, Verfügbarkeiten zu prüfen, ein Zimmer auszuwählen und direkt zu buchen.

Der Buchungsprozess funktioniert wie folgt:

• Der Gast wählt Reisedaten und Anzahl der Gäste aus
• Die Buchungsmaschine zeigt verfügbare Zimmer, Preise und Pakete an
• Der Gast wählt ein Zimmer und fügt optionale Leistungen hinzu
• Persönliche Daten und Zahlungsinformationen werden sicher übermittelt
• Die Reservierung wird sofort bestätigt
• Die Buchungsdaten werden an das PMS übertragen
• Die Verfügbarkeit wird auf allen verbundenen Vertriebskanälen aktualisiert

Eine integrierte Buchungsmaschine hilft Hotels, mehr Direktbuchungen zu erzielen, OTA-Provisionen zu reduzieren und den Zimmerbestand stets aktuell zu halten.

Integrieren Sie das Buchungssystem über eine native PMS-Verbindung oder eine API, damit Reservierungen, Verfügbarkeiten, Preise, Zahlungen und Gästedaten automatisch zwischen den beiden Plattformen übertragen werden.

Die Einrichtung umfasst in der Regel:

• Buchungssystem mit dem PMS verbinden
• Zimmertypen, Preispläne, Steuern und Richtlinien zuordnen
• Aktualisierung von Verfügbarkeiten und Preisen in Echtzeit aktivieren
• Neue, geänderte und stornierte Buchungen an das PMS übertragen
• Ein sicheres Zahlungs-Gateway anbinden
• Bestätigungen, Rechnungen und Nachrichten vor der Anreise automatisieren
• Buchungen, Stornierungen und fehlgeschlagene Zahlungen testen
• Synchronisierungsfehler und fehlgeschlagene Aktualisierungen überwachen

Nach der Integration werden Direktbuchungen automatisch in das PMS übertragen, der Zimmerbestand wird sofort aktualisiert und Mitarbeiter müssen Reservierungsdaten nicht mehr manuell übertragen.

Ein Buchungssystem für die Rezeption hilft Hotelmitarbeitern dabei, Reservierungen intern zu erstellen und zu verwalten. Ein Online-Reservierungssystem ermöglicht es Gästen dagegen, Zimmer selbst über die Hotelwebsite zu buchen.

Rezeptionsbuchung vs. Online-Buchung

Die meisten Hotels benötigen beide Systeme mit einer Anbindung an das PMS. So kann das Personal Offline-Reservierungen verwalten, während Online-Buchungen automatisch mit demselben Kalender synchronisiert werden. Dadurch bleibt die Zimmerverfügbarkeit aktuell und doppelte Arbeit wird vermieden.

Front-Desk-Buchungen sollten direkt mit dem PMS verbunden sein, damit Reservierungen, Verfügbarkeiten und Zahlungen automatisch aktualisiert werden.

Von Mitarbeitern erstellte Buchungen aktualisieren dadurch auch Gästeprofile und Housekeeping-Pläne im selben System.

Die Einrichtung umfasst:

• Zimmertypen, Preise, Steuern und Buchungsregeln zuordnen
• Zwei-Wege-Synchronisierung von Reservierungen aktivieren
• Zahlungs- und Rechnungsstellungstools anbinden
• Bestätigungen und Nachrichten vor der Anreise automatisieren
• Änderungen, Stornierungen und fehlgeschlagene Zahlungen testen

Front-Desk-Buchungsfunktionen sind meist bereits im PMS-Abonnement enthalten. Einfache cloudbasierte Systeme kosten etwa 30 bis 120 Euro pro Monat, während fortgeschrittene Plattformen ihre Preise pro Zimmer, Hotelbetrieb, Modul oder Integration berechnen können. HotelFriend CORE bietet Reservierungs- und Rezeptionstools ab 30 Euro pro Monat.

Ein modernes Hotel-POS-System verarbeitet Verkäufe in Restaurants, Bars, Spas und anderen Verkaufsstellen und teilt die Transaktionsdaten mit dem Hotel-PMS. Mitarbeiter können Bestellungen an einem Terminal oder mobilen Gerät aufnehmen, Zahlungen entgegennehmen und Beträge direkt auf das Zimmer eines Gastes buchen.

Modernes Hotel-POS vs. traditionelle Registrierkasse

Ein modernes Hotel-POS bietet klare Vorteile, da es jeden Verkauf mit Gastkonten, Beständen, Berichten und PMS verknüpft. Dadurch reduziert man die manuelle Arbeit und zeigt den gesamten Hotelumsatz an einem zentralen Ort.

Bei der Auswahl eines Hotel-POS sollten Sie sowohl Funktionen als auch die lokale Fiskalkonformität prüfen. Für Hotels in Deutschland muss das System eine BSI-zertifizierte TSE anbinden, manipulationssichere Transaktionsaufzeichnungen erstellen und die Anforderungen von § 146a AO sowie der KassenSichV unterstützen.

Wichtige Funktionen:

• Direkte PMS-Integration und Buchung von Beträgen auf das Zimmerkonto
• Unterstützung für Restaurant, Bar, Spa und mehrere Verkaufsstellen
• Mobile Bestellungen, geteilte Rechnungen, Rückerstattungen, Trinkgelder und verschiedene Zahlungsarten
• Warenwirtschaft, Menüverwaltung, Mitarbeiterrechte und Verkaufsberichte
• Zertifizierte Cloud- oder Hardware-TSE-Anbindung
• DSFinV-K-konforme Datenexporte für Betriebsprüfungen
• Gesetzeskonforme gedruckte oder digitale Belege
• Klare Abläufe bei TSE-Ausfällen und im Offline-Betrieb
• Sichere, vollständige und unveränderbare Speicherung der Transaktionen
• Unterstützung bei der An- und Abmeldung des Kassensystems beim Finanzamt

Neue oder außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme müssen in Deutschland in der Regel innerhalb eines Monats über Mein ELSTER elektronisch gemeldet werden.

Lassen Sie sich vor dem Kauf den vollständigen Fiskal-Workflow zeigen – einschließlich Belegen, Stornierungen, TSE-Ausfällen, Prüfexporten und Registrierungsdaten. Ein System, das lediglich als „TSE-ready“ beschrieben wird, reicht nicht aus, sofern nicht die erforderliche zertifizierte TSE-Anbindung und die entsprechenden Exporte tatsächlich enthalten sind.

Ein Hotel-PMS und ein POS-System verwalten unterschiedliche Bereiche der Gästereise. Das PMS steuert Aufenthalte und Zimmerabläufe, während das POS Einkäufe in Restaurants, Bars, Spas und anderen Hotelbereichen erfasst.

Vergleichstabelle: PMS vs. POS

Die meisten Hotels benötigen ein PMS, ein POS-System ist jedoch nur erforderlich, wenn die Unterkunft zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen verkauft. Sind beide Systeme miteinander verbunden, werden die Beträge direkt auf das Gästekonto übertragen. Das reduziert manuelle Arbeit und bietet dem Management einen vollständigen Überblick über den Gesamtumsatz.

Die Preise für Hotel-POS-Systeme variieren je nach Anbieter. Zu den tatsächlichen Kosten gehören jedoch auch Einrichtung, Mitarbeiterschulung, Hardware, Zahlungsabwicklung, Integrationen und laufender Support.

Monatliche Kosten und zusätzliche Ausgaben für Hotel-POS-Systeme

(Angaben stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026)

„Personalkosten“ beziehen sich in der Regel auf die bezahlte Arbeitszeit für die Einrichtung von Menüs, die Schulung der Mitarbeiter, das Testen von Zimmerbuchungen und die Systemverwaltung. Die tatsächlichen monatlichen Kosten umfassen daher das Abonnement, Zahlungsgebühren, Hardwarefinanzierung, Support, Integrationen und den administrativen Arbeitsaufwand der Mitarbeiter.

Integrieren Sie das POS über eine native Schnittstelle oder API mit Ihrem PMS, damit Umsätze, Zahlungen und Gästedaten automatisch zwischen beiden Systemen übertragen werden.

Die Einrichtung umfasst in der Regel:

• POS- und PMS-Konten verbinden
• Verkaufsstellen, Produkte, Steuern und Zahlungsmethoden zuordnen
• Buchungen auf die Gästerechnung aktivieren
• Gästeprofile und Reservierungsdaten abgleichen
• Mitarbeiterrechte und Erstattungsregeln festlegen
• Verkäufe, Stornierungen, geteilte Rechnungen und fehlgeschlagene Zahlungen testen
• Fiskal-, Buchhaltungs- und Berichtsanforderungen prüfen
• Synchronisierungsfehler nach dem Start überwachen

Nach der Integration werden Umsätze aus Restaurant, Bar, Spa und Shop automatisch dem PMS-Gästekonto hinzugefügt. Das reduziert manuelle Eingaben und sorgt für korrekte Abschlussrechnungen.

Die durchschnittliche Tagesrate (ADR) zeigt, wie viel Zimmerumsatz ein Hotel durchschnittlich pro verkauftem Zimmer erzielt.

ADR = Gesamter Zimmerumsatz ÷ Anzahl der verkauften Zimmer

Beispiel:

Ein Hotel erzielt 12.000 € Zimmerumsatz und verkauft 80 Zimmer:

ADR = 12.000 € ÷ 80 = 150 €

Die durchschnittliche Tagesrate des Hotels beträgt somit 150 €. Berücksichtigt werden ausschließlich verkaufte Zimmer und Zimmerumsätze. Steuern sowie Einnahmen aus Gastronomie, Spa und anderen Zusatzleistungen sind ausgeschlossen.

RevPAR und die durchschnittliche Zimmerrate messen unterschiedliche Aspekte der Hotelperformance: Die ADR konzentriert sich auf den Preis der verkauften Zimmer, während der RevPAR Zimmerpreise und Auslastung miteinander kombiniert.

RevPAR vs. ADR im Vergleich

Die ADR zeigt, wie viel Gäste für belegte Zimmer zahlen, während der RevPAR misst, wie effektiv das Hotel seinen gesamten Zimmerbestand in Umsatz umwandelt.

Legen Sie zunächst einen Basispreis für jeden Zimmertyp fest und passen Sie ihn anschließend an Nachfrage, Auslastung, Buchungstempo, Saison, lokale Veranstaltungen, Wettbewerbspreise und verbleibende Verfügbarkeit an. Dynamische Preisgestaltung erhöht die Raten bei steigender Nachfrage und senkt sie bei schwächerem Buchungsaufkommen.

Ein praktischer Prozess umfasst:

• Mindest- und Höchstpreise festlegen
• Preise für Wochentage, Wochenenden, Saisons und Veranstaltungen definieren
• Auslastung, Stornierungen, Buchungstempo und Vorlaufzeit überwachen
• Preise vergleichbarer Hotels in der Umgebung prüfen
• Preise bei sinkender Verfügbarkeit oder steigender Nachfrage erhöhen
• In schwachen Zeiträumen Angebote oder Pakete einsetzen
• Bei hoher Nachfrage Einschränkungen wie Mindestaufenthalte festlegen
• Ein RMS mit PMS und Channel-Manager verbinden, um Preise automatisch zu aktualisieren

Ein Revenue-Management-System kann auf Basis historischer Ergebnisse, aktueller Buchungen, Wettbewerbsdaten und der Marktnachfrage Preise empfehlen oder automatisch anwenden. Überprüfen Sie die Regeln regelmäßig, um die Rentabilität zu sichern, anstatt die Preise nur zur Steigerung der Auslastung zu senken.

Die Hotelbelegungsrate gibt an, wie viel Prozent der verfügbaren Zimmer in einem bestimmten Zeitraum verkauft wurden.

Belegungsrate = Verkaufte Zimmer ÷ Verfügbare Zimmer × 100

Beispiel:

Ein Hotel verkauft 80 von 100 verfügbaren Zimmern:

Belegungsrate = 80 ÷ 100 × 100 = 80 %

Die Belegungsrate des Hotels beträgt 80 %. Für längere Zeiträume werden die insgesamt verkauften und verfügbaren Zimmernächte verwendet.

Eine gute Belegungsrate unterstützt RevPAR und Gewinn, statt lediglich möglichst viele Zimmer zu füllen. Der ideale Zielwert hängt von Standort, Hoteltyp, Saison, Kosten und ADR ab.

Die Marktdaten von Christie & Co für 2025 deuten bis Oktober auf eine durchschnittliche Belegung von etwa 68 % in Deutschland, 70 % in Österreich und 67 % in der Schweiz hin. Damit können 67–70 % als grober DACH-Richtwert dienen.

Hotels sollten ihre Ergebnisse dennoch mit ähnlichen Betrieben vor Ort vergleichen und die Belegung gemeinsam mit ADR, RevPAR und Gewinn bewerten. Höhere Zimmerpreise bei geringerer Auslastung können profitabler sein als starke Rabatte.

Verbessern Sie die Hotelauslastung, indem Sie die richtigen Gäste ansprechen, den Vertrieb stärken und Preise nach der Nachfrage steuern, statt auf pauschale Rabatte zu setzen.

Konzentrieren Sie sich auf:

• Dynamische Preise für Wochentage, Wochenenden, Saisons und lokale Veranstaltungen
• Synchronisierte Preise und Verfügbarkeiten auf allen OTAs
• Einen einfachen Direktbuchungsprozess auf der Hotelwebsite
• Pakete für schwache Zeiträume, längere Aufenthalte und lokale Events
• Die gezielte Ansprache von Geschäftsreisenden, Gruppen, Familien und Langzeitgästen
• E-Mail-Kampagnen und Treueangebote für mehr Wiederholungsbuchungen
• Bessere Bewertungen, Hotelfotos und Beschreibungstexte
• Einfache Zahlungs- und Stornierungsbedingungen, um Buchungsabbrüche zu reduzieren
• Die Analyse von Buchungstempo, Vorlaufzeit, Stornierungen und Vertriebskanälen
• Kooperationen mit lokalen Attraktionen, Veranstaltungsorten und Unternehmen

Das Ziel besteht nicht darin, jedes Zimmer zum niedrigsten Preis zu verkaufen. Bewerten Sie die Auslastung gemeinsam mit ADR, RevPAR, Akquisitionskosten und den Gesamtausgaben pro Gast, damit zusätzliche Buchungen auch den Gewinn steigern.

Moderne Hotelsoftware kann wichtige Leistungskennzahlen automatisch berechnen und anzeigen. So können Manager Auslastung, durchschnittliche Tagesrate, RevPAR, Umsatz und Buchungstrends verfolgen, ohne manuelle Tabellen zu erstellen.

Hotelsoftware mit automatisierten KPI-Dashboards

HotelFriend ist insgesamt eine starke Lösung, da es operative Daten sowie Umsatz- und Rentabilitäts-KPIs in einem PMS-Dashboard vereint. So erhalten Hotels einen klareren Überblick über die tägliche Performance und die langfristigen Ergebnisse.

Hotel-Revenue-Management nutzt Nachfrage, Auslastung, Buchungstrends, Wettbewerbspreise und Veranstaltungen, um Preise über das PMS und den Channel-Manager zu optimieren. Im Gegensatz zum Yield Management berücksichtigt es auch Gästesegmente, Vertriebskosten, Zusatzumsätze und Gewinn.

RMS-Plattformen kosten meist 150 bis 450 € pro Hotel und Monat, zuzüglich möglicher Einrichtungs-, Integrations-, Schulungs- und Supportkosten. Sie lohnen sich, wenn zusätzlicher Gewinn und Personaleinsparungen die Gesamtkosten übersteigen:

ROI = (Zusätzlicher Gewinn + Personaleinsparungen − RMS-Kosten) ÷ RMS-Kosten × 100

Anbieter nennen häufig RevPAR-Steigerungen von 5 bis 20 %, die Ergebnisse variieren jedoch. Besonders profitieren Hotels mit schwankender Nachfrage, mehreren Zimmerkategorien oder begrenzten Revenue-Ressourcen, während sehr kleine Betriebe mit stabiler Nachfrage oft auch mit den einfachen Preisregeln ihres PMS auskommen.

Automatisieren Sie den Hotel-Check-in, indem Sie Ihr PMS mit Online-Registrierung, Zahlungsabwicklung, Identitätsprüfung und Zimmerzugangssystemen verbinden.

Der Prozess umfasst in der Regel:

• Einen Check-in-Link vor der Anreise versenden
• Gästedaten und gesetzlich erforderliche Meldedaten erfassen
• Die Identität prüfen, sofern gesetzlich vorgeschrieben
• Anzahlungen oder offene Beträge einziehen
• Die Zimmerbereitschaft über Housekeeping-Updates bestätigen
• Einen digitalen Schlüssel oder Zugangscode ausstellen
• Anreiseinformationen automatisch versenden
• Den Gästestatus im PMS aktualisieren

Testen Sie vor der Einführung den gesamten Ablauf, einschließlich fehlgeschlagener Zahlungen, später Anreisen, Zimmerwechsel und Gästen, die Unterstützung benötigen. Kleine Hotels können zunächst mit Online-Formularen, automatisierten Nachrichten und Zugangscodes starten, bevor sie vollständig automatisierte Self-Service-Kioske einsetzen.

Hotels können Aufgaben in den Bereichen Buchungen, Rezeption, Housekeeping, Gästekommunikation, Revenue Management und Zahlungen automatisieren. Die Kosten reichen von im PMS enthaltenen Funktionen bis hin zu separaten Abonnements, Einrichtungsgebühren, Hardware- und Transaktionskosten.

Bereiche und Kosten der Hotelautomatisierung

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026.)

HotelFriend kann viele dieser Automatisierungsfunktionen innerhalb der angegebenen Preisspannen bereitstellen, abhängig vom gewählten Paket, den Integrationen und den Anforderungen der Unterkunft. Hotels können mit den wichtigsten PMS-Funktionen beginnen und bei wachsenden betrieblichen Anforderungen weitere Tools hinzufügen.

Beim kontaktlosen Hotel-Check-in können Gäste Registrierung, Identitätsprüfung, Unterschrift und Zahlung bereits vor der Anreise über einen sicheren Link auf ihrem Smartphone erledigen. Die Daten werden direkt mit dem PMS synchronisiert.

Sobald das Zimmer bereit ist, erhalten Gäste einen mobilen Schlüssel oder Zugangscode, holen eine vorbereitete Schlüsselkarte ab, nutzen einen Self-Service-Kiosk oder gehen direkt auf ihr Zimmer. Ein vollständig rezeptionsloser Ablauf hängt von den lokalen Vorschriften und den Integrationen mit PMS, Zahlungsanbieter und Türschlössern ab.

Top 5 Systeme für den kontaktlosen Hotel-Check-in

(Die Informationen stammen aus verfügbaren Quellen. Stand: Juli 2026.)

Eine zuverlässige Mobile-Check-in-Lösung sollte die Anreise für Gäste vereinfachen und gleichzeitig den manuellen Aufwand für das Hotelpersonal reduzieren. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Sicherer, app-freier Check-in über einen mobilen Link
• Automatische Reservierungssuche
• Erfassung der Gästedaten
• Scan von Reisepass oder Ausweis
• Digitale Registrierungsformulare und elektronische Unterschriften
• Online-Zahlungen und Kautionen
• PMS-Integration in Echtzeit
• Automatisierte Bestätigungs- und Anreisenachrichten
• Benachrichtigungen zur Zimmerbereitschaft
• Mobile Schlüssel, Türcodes oder Anweisungen zur Abholung der Schlüsselkarte
• Mehrsprachige Unterstützung
• Upselling für frühen Check-in, Upgrades, Frühstück, Parkplätze und weitere Zusatzleistungen
• PCI-konforme Zahlungsabwicklung und sichere Speicherung von Gästedaten

Top 5 Anbieter für Mobile-Check-in-Software: Funktionen und Preise

(Die Informationen stammen aus verfügbaren Quellen. Stand: Juli 2026)

Der mobile Check-in gibt Gästen mehr Kontrolle über ihre Anreise und hilft Hotels gleichzeitig, Warteschlangen sowie wiederkehrende Aufgaben an der Rezeption zu reduzieren. Die folgende Tabelle vergleicht beide Optionen, einschließlich Zahlungen, Identitätsprüfung, Zimmerzugang und Türöffnung per Smartphone.

Mobile-Check-in vs. traditioneller Check-in: wichtigste Unterschiede und Vorteile

Der mobile Check-in ist die bessere Wahl für Hotels, die eine schnellere Anreise, weniger Arbeitsaufwand für das Personal und kontaktlosen Zimmerzugang ermöglichen möchten. Der traditionelle Check-in bleibt für Unterkünfte sinnvoll, die persönlichen Service bevorzugen oder noch nicht über kompatible PMS- und digitale Türschlossintegrationen verfügen.

Die Wahl zwischen digitalen und mechanischen Hoteltürschlössern hängt vom Budget der Unterkunft, den Sicherheitsanforderungen, dem Betriebsmodell und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab.

Digitale vs. mechanische Hoteltürschlösser: die wichtigsten Unterschiede

Für Hotels, die HotelFriend nutzen, sind digitale Türschlösser die beste Wahl, da sie mobile Schlüssel, kontaktlosen Check-in und eine automatisierte Zutrittsverwaltung unterstützen. Mechanische Schlösser bleiben für Servicebereiche praktisch, digitale Systeme bieten jedoch mehr Komfort, Sicherheit und betriebliche Effizienz.

Hotelschließsysteme unterscheiden sich erheblich in Preis, Zugangsmethoden und Sicherheitsfunktionen. Hotels sollten daher sowohl die Hardwarekosten als auch Funktionen wie verschlüsselte Zugangsberechtigungen, mobile Schlüssel, Zutrittsprotokolle und die sofortige Sperrung von Zugangsrechten vergleichen.

Hotelschließsysteme: Kosten und wichtige Sicherheitsfunktionen

(Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Stand: Juli 2026)

HotelFriend überzeugt als starke Lösung, da die Plattform digitalen Zugang mit mobilem Check-in, PMS-Daten, Zahlungen und Gästekommunikation verbindet. So können Hotels die Anreise vereinfachen, die Sicherheit erhöhen und den Zimmerzugang effizienter verwalten.

Smarte Hotelschlösser ersetzen herkömmliche Schlüssel durch digitale Zugangsberechtigungen. Gäste öffnen die Tür per Smartphone, RFID-Karte, NFC-Karte oder temporärem Zugangscode. Die Berechtigung ist mit einem bestimmten Zimmer und Buchungszeitraum verknüpft, wird beim Check-in aktiviert und läuft nach dem Check-out automatisch ab.

Ist das Schließsystem mit dem PMS integriert, werden Reservierungs- und Zimmerzuweisungsdaten automatisch übertragen. Das System kann dann:

• Mobile Schlüssel, Türcodes oder Kartenberechtigungen erstellen
• Den Zugang dem richtigen Zimmer zuweisen
• Zugangszeiten für Check-in und Check-out festlegen
• Berechtigungen nach der Abreise deaktivieren
• Verlorene Karten oder kompromittierte mobile Schlüssel sperren
• Zugang zu Gemeinschaftsbereichen wie Fitnessraum, Spa oder Parkplatz gewähren
• Türzugriffe zu Sicherheitszwecken protokollieren
• Den manuellen Aufwand an der Rezeption reduzieren

Prüfen Sie vor der Installation, ob der Anbieter Ihr PMS über eine native Integration oder API unterstützt. Klären Sie außerdem die Kompatibilität mit vorhandenen Türen, der Gäste-App, Kartenkodierern, der Internetverbindung und den lokalen Sicherheitsanforderungen.

Gästemanagementsysteme und Buchungssysteme unterstützen beide den Hotelbetrieb, erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben. Ein Buchungssystem konzentriert sich auf Verfügbarkeiten und Reservierungen, während ein Gästemanagementsystem Hotels dabei hilft, Gästeprofile, Kommunikation, Präferenzen und das gesamte Aufenthaltserlebnis zu verwalten.

Gästemanagementsystem vs. Buchungssystem: die wichtigsten Unterschiede

Ein Buchungssystem ist für die Abwicklung von Reservierungen unverzichtbar, während ein Gästemanagementsystem Hotels dabei unterstützt, einen persönlicheren Service zu bieten und Wiederholungsbuchungen zu fördern. Viele Unterkünfte nutzen beide Systeme gemeinsam oder entscheiden sich für ein PMS, das diese Funktionen auf einer einzigen Plattform vereint.

Ja, einige Hotels akzeptieren Barzahlungen und ermöglichen Buchungen ohne Kreditkarte. Die Bedingungen unterscheiden sich jedoch je nach Hotel. Manche Betriebe akzeptieren Bargeld beim Check-in oder Check-out, verlangen aber dennoch eine Debit- oder Kreditkarte als Buchungsgarantie und zur Absicherung zusätzlicher Kosten.

Hotels mit Buchungen ohne Karte können Folgendes verlangen:

• Vorauszahlung per Banküberweisung
• Barkaution beim Check-in
• Zahlung über PayPal oder eine andere digitale Geldbörse
• Debitkarte statt Kreditkarte
• Direkte Bestätigung per Telefon oder E-Mail
• Buchung über ein Online-Reiseportal mit alternativen Zahlungsmethoden

Gäste sollten die Zahlungs- und Kautionsbedingungen vor der Buchung prüfen. Einige Hotels stornieren ungesicherte Reservierungen nach einer bestimmten Uhrzeit oder verlangen ohne Karte eine höhere Kaution.

„Jetzt buchen, später zahlen“ ermöglicht es Gästen, ein Hotel zu reservieren, ohne den gesamten Betrag sofort zu bezahlen. Je nach Hotel und Buchungsplattform erfolgt die Zahlung beim Check-in, kurz vor der Anreise oder in mehreren Raten.

Zu den gängigen Optionen gehören:

• Zahlung im Hotel: Der Betrag wird beim Check-in oder Check-out berechnet.
• Aufgeschobene Zahlung: Eine Karte dient als Buchungsgarantie, die Belastung erfolgt jedoch erst kurz vor der Anreise.
• Ratenzahlung: Ein Buy-now-pay-later-Anbieter teilt den Gesamtbetrag in mehrere geplante Zahlungen auf.
• Anzahlung plus Restbetrag: Ein Teil wird bei der Buchung bezahlt, der verbleibende Betrag später.

Stornierungsfristen, Anzahlungen, Kartenautorisierungen, Zinsen und Gebühren bei verspäteter Zahlung hängen vom gewählten Tarif und Zahlungsanbieter ab.

Empfohlene Bücher für Hotelmanager

• Hotel Operations Management, 4th Edition – David K. Hayes, Jack D. Ninemeier und Bjorn Hanson: Ein ideales Grundlagenwerk für neue Hotelmanager. Es behandelt Rezeption, Housekeeping, Gastronomie, Gästeservice, Abteilungsleitung und finanzielle Ziele eines Hotels.
• Hotel Accommodation Management – Roy C. Wood: Eine kürzere und leicht verständliche Einführung in das Zimmermanagement, Beherbergungsleistungen und den täglichen Hotelbetrieb.
• Supervision in the Hospitality Industry, 9th Edition: Geeignet für Abteilungsleiter und neue Führungskräfte, die praktische Hinweise zu Kommunikation, Motivation, Schulung und Mitarbeiterführung benötigen.
• Unreasonable Hospitality – Will Guidara: Ein praxisnahes und erzählerisches Buch über unvergessliche Gästeerlebnisse und den Aufbau einer mitarbeiterorientierten Servicekultur.
• Marketing for Hospitality and Tourism, 8th Edition – Philip Kotler, John Bowen und Seyhmus Baloglu: Behandelt Marketingstrategien, Kundenverhalten, digitale Vertriebskanäle, soziale Medien und Fallstudien aus der Hotel- und Tourismusbranche.
• The Practical Guide to Understanding and Raising Hotel Profitability – Adrian Martin: Hilft Hotelmanagern, Gewinn-und-Verlust-Rechnungen, Budgets, Betriebskosten und Leistungskennzahlen zu verstehen und den Nettogewinn zu verbessern.
• Revenue Management for the Hospitality Industry, 2nd Edition – David K. Hayes, Joshua D. Hayes und Peggy A. Hayes: Eine gute Wahl für Manager, die sich intensiver mit Prognosen, Preisgestaltung, Nachfragesteuerung, Bestandskontrolle und Umsatzoptimierung beschäftigen möchten.
• Hospitality Revenue Management: Concepts and Practices – András Szende: Ein weiteres Fachbuch zu Segmentierung, Vertriebskanälen, Wettbewerbsanalyse, Prognosen, Preisgestaltung, Marktdaten und Leistungsmessung.

Einsteiger sollten mit Hotelbetrieb und Mitarbeiterführung beginnen und anschließend Bücher über Service, Marketing und Rentabilität lesen. Fachbücher zum Revenue Management sind besonders hilfreich, wenn Grundlagen wie Auslastung, ADR, RevPAR, Vertrieb, Budgetierung und tägliche Hotelabläufe bereits bekannt sind.

Ja. HotelFriend ermöglicht Hotelketten und -gruppen, mehrere Betriebe zentral über eine cloudbasierte Plattform zu verwalten. Buchungen, Rechnungen, Mitarbeiter, Performance und standortübergreifende Verfügbarkeiten lassen sich in einem System steuern.

Dank der modularen Struktur können neue Hotels, Zimmer und Funktionen flexibel ergänzt werden. Damit eignet sich HotelFriend für kleine regionale Gruppen ebenso wie für größere Multi-Property-Unternehmen.

Mit HotelFriend können Sie mehrere Hotels über ein einziges Login und Dashboard verwalten. Sie können Verfügbarkeit, Auslastung und ADR vergleichen, Zimmerbestände im Multi Front Desk standortübergreifend einsehen und jedes Hotel für die detaillierte Verwaltung von Reservierungen, Preisen und Rezeption öffnen. Die Plattform bündelt außerdem Bestellungen, Gästeprofile, Mitarbeiterkoordination sowie Verfügbarkeiten über Direktkanäle und OTAs.

Ja. HotelFriend ermöglicht es Hotelgruppen, Preise, Angebote, Verfügbarkeiten, Reservierungen und Buchungsbeschränkungen für mehrere Betriebe zentral zu verwalten, mit Echtzeit-Kanalsynchronisierung. Gruppenweite Standards können angewendet werden, während jedes Hotel seine eigenen lokalen Preisgestaltungs-, Steuer- und Betriebseinstellungen behält.

HotelFriend bündelt die Daten mehrerer Hotels in einem Dashboard. Gruppen können Auslastung, ADR, RevPAR, Umsatz und Kanalperformance vergleichen und schwächere Standorte erkennen. Zentrale Berichte reduzieren manuelle Tabellen und bieten gruppenweite sowie standortbezogene Einblicke.

Ja. HotelFriend unterstützt mehrere Marken auf einer gemeinsamen Plattform. Jeder Betrieb kann sein eigenes Branding, seine Preise, Zimmerkategorien, Gästeerlebnisse, Abläufe und Zugriffsrechte beibehalten, während Buchungen, Betrieb, Berichte und Infrastruktur zentral verwaltet werden. White-Label-Gäste-Apps und komplexe Multi-Brand-Strukturen können eine individuelle Konfiguration erfordern.

HotelFriend nutzt rollenbasierte Berechtigungen, um festzulegen, auf welche Hotels, Module und Funktionen Mitarbeiter zugreifen können. Administratoren weisen Rollen für Gruppen-, Regional-, Hotel-, Abteilungs-, Rezeptions- und Servicemitarbeiter zu.

Mitarbeiter, die mehrere Hotels verwalten, können mit einem einzigen Login zwischen den autorisierten Betrieben wechseln. Jeder Nutzer erhält nur Zugriff auf die Daten und Funktionen, die für seine Rolle erforderlich sind.

Ein neuer Betrieb lässt sich meist innerhalb weniger Tage zu einer bestehenden HotelFriend-Gruppe hinzufügen. Die durchschnittliche Inbetriebnahme dauert laut Anbieter 4,2 Tage, abhängig von der Größe des Hauses, der Datenmigration, den Integrationen und den Schulungen.

Das Onboarding umfasst die Einrichtung des Hauses, der Zimmer und der Raten, den Datenimport, Integrationen, Arbeitsabläufe, Mitarbeiterschulungen und Tests. Bestehende Gruppenstandards ermöglichen eine schnellere Inbetriebnahme neuer Standorte ohne aufwendige Plattform-Upgrades.

Ja. HotelFriend bündelt Gästeprofile, Aufenthalte, Präferenzen, Feedback und Sonderwünsche, damit Hotelgruppen Stammgäste erkennen und den Service standortübergreifend personalisieren können. Die effektive kettenweite Wiedererkennung hängt von einer korrekten Datenzuordnung, passenden Zugriffsrechten, der Systemkonfiguration sowie der Einhaltung von Datenschutz- und Einwilligungspflichten ab.

HotelFriend unterstützt das Revenue Management auf Gruppenebene, indem Performance-Daten, Preissteuerung, Vertrieb und Prognosetools auf einer Plattform gebündelt werden. Die Zentrale kann das gesamte Portfolio überwachen und zugleich einzelne Betriebe analysieren.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Vergleich von Auslastung, ADR, RevPAR und Umsatz zwischen Hotels
• Analyse von Buchungsquellen und Vertriebskanälen
• Zentrale Verwaltung von Preisen und Verfügbarkeiten
• Dynamische Preisgestaltung nach Nachfrage, Auslastung, Buchungstempo und Saison
• Erkennung leistungsschwächerer Betriebe und zusätzlicher Umsatzchancen
• Nachfrageprognosen auf Basis zentraler Betriebs- und Verkaufsdaten
• Steigerung von Direkt- und Zusatzumsätzen durch Buchungsmaschine und automatisiertes Upselling
• Anbindung externer Preistools wie Smartpricing

Die verfügbaren Funktionen können vom gewählten HotelFriend-Paket und den Integrationen abhängen.

Eine All-in-One-Plattform wie HotelFriend bündelt zentrale Hotelprozesse in einem cloudbasierten System und bietet Hotelgruppen einen einheitlichen Überblick über Reservierungen, Preise, Zahlungen, Gäste, Mitarbeiter und Performance.

Sie reduziert manuelle Dateneingaben, standardisiert Abläufe, synchronisiert Vertriebskanäle in Echtzeit, vereinfacht Schulungen sowie Berichte und reduziert die Abhängigkeit von zahlreichen Schnittstellen. HotelFriend vereint PMS, Buchungen, Zahlungen, Housekeeping, Kommunikation und Reporting und unterstützt bei Bedarf spezialisierte Drittanbieter-Tools.

HotelFriend eignet sich besonders gut für Hotels in Deutschland, Österreich und der Schweiz, da die Plattform auf die Arbeitsabläufe, regulatorischen Anforderungen und Serviceerwartungen der DACH-Hotellerie ausgerichtet ist.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Deutschsprachiger Kundensupport
• DSGVO-konforme Verwaltung von Gästedaten
• GoBD-unterstützende Finanzaufzeichnungen und Prüfpfade für deutsche Hotels
• Unterstützung DACH-spezifischer Anforderungen wie der österreichischen RKSV
• ISO-27001-zertifizierte Informationssicherheit
• Datenhosting auf zertifizierten Servern in Berlin
• Lokale Abläufe für Mehrwertsteuer, Rechnungsstellung, Zahlungen und Buchhaltung
• Modulares PMS für unabhängige Hotels, Resorts und Hotelgruppen
• Integrierte Reservierungen, Channel-Management, Zahlungen, Housekeeping, Reporting und Gästeservices

Durch diesen regionalen Fokus können DACH-Hotels Compliance-Risiken reduzieren, Mitarbeiter leichter schulen und Unterstützung von einem Anbieter erhalten, der mit den lokalen Abläufen der Hotellerie vertraut ist. Die konkreten rechtlichen und steuerlichen Anforderungen sollten dennoch für jedes Land und jede Hotelkonfiguration geprüft werden.

Ja. Nach Angaben von HotelFriend ist die Plattform DSGVO-konform und verarbeitet Hotel- und Gästedaten entsprechend den EU-Datenschutzanforderungen. Hotels bleiben jedoch dafür verantwortlich, das System korrekt zu nutzen, Zugriffsrechte zu verwalten und erforderliche Einwilligungen der Gäste einzuholen.

Laut HotelFriend werden Cloud-Daten:

• innerhalb der Europäischen Union gehostet
• auf BSI-zertifizierter Infrastruktur in Berlin gespeichert
• bei der Übertragung und Speicherung verschlüsselt
• durch Zugriffskontrollen und Multi-Faktor-Authentifizierung geschützt
• im Rahmen eines ISO-27001-zertifizierten Informationssicherheitsmanagementsystems verwaltet

Das Hosting in Deutschland ist besonders für DACH-Hotels relevant, die Wert auf EU-Datensouveränität und die Einhaltung lokaler Datenschutzanforderungen legen.

Ja. HotelFriend unterstützt deutsche Fiskal- und Buchhaltungsanforderungen durch zertifizierte TSE-Anbindungen, DSFinV-K-Exporte, GoBD-konforme Aufzeichnungen, DATEV-Integration sowie E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD 2.0, EN 16931 und Peppol.

Hotels müssen ihre POS-, TSE-, Rechnungs-, Aufbewahrungs- und Exporteinstellungen dennoch korrekt konfigurieren und die Konformität mit HotelFriend und ihrem Steuerberater abstimmen.

Ja. HotelFriend bietet deutschsprachigen Support und begleitet Hotels bei der Einführung oder Migration auf die Plattform. Deutschsprachige Hospitality-Experten unterstützen Manager und operative Mitarbeiter per Telefon und E-Mail.

Das Onboarding kann Folgendes umfassen:

• Ersteinrichtung und Systemkonfiguration
• Datenmigration aus dem bisherigen PMS
• Mitarbeiterschulungen und Lernmaterialien
• Unterstützung bei Hotelabläufen und Integrationen
• Begleitung während Tests und Inbetriebnahme
• Laufender technischer Support nach der Einführung
• Persönliche Ansprechpartner, Workshops oder Vor-Ort-Termine bei größeren Projekten

Der genaue Umfang des Onboardings und Supports hängt vom gewählten Paket sowie von der Komplexität des Hotels oder der Hotelgruppe ab.

Ja. HotelFriend unterstützt DACH-spezifische Abläufe wie digitale Meldescheine, Kurtaxenberichte, die Feratel-Integration und die Anbindung an mehr als 200 Buchungskanäle, darunter HRS, Booking.com und Expedia. Die verfügbaren Integrationen hängen von Land, Gemeinde, Paket und Kanalvereinbarung ab. Hotels sollten ihre lokalen Anforderungen daher während des Onboardings prüfen.

Die Einführung von HotelFriend bei großen Hotels oder Hotelgruppen dauert meist mehrere Wochen — abhängig von der Anzahl der Betriebe, Module, Integrationen und Datensätze. Ein umfassenderer Technologie-Rollout mit Anbindung von PMS, POS, RMS, BI und weiteren Abteilungssystemen kann zwei bis vier Monate beanspruchen.

Der Zeitplan umfasst in der Regel:

• System- und Hotelkonfiguration
• Migration von Reservierungen, Preisen und Gästedaten
• Integration von Zahlungen, Vertriebskanälen, Buchhaltung und Hardware
• Einrichtung von Benutzerrollen und Arbeitsabläufen
• Mitarbeiterschulungen und Tests
• Schrittweise Einführung in einzelnen Betrieben und Support beim Go-live

Die Nutzung von Standardkonfigurationen und eine schrittweise Einführung können die Implementierungszeit verkürzen und Störungen im laufenden Hotelbetrieb reduzieren.

HotelFriend lässt sich über native Module, Standardintegrationen, bidirektionale Channel-Schnittstellen und individuelle APIs mit bestehenden Hotelsystemen verbinden. Die folgende Tabelle fasst die Unterstützung für POS-Systeme, Türschlösser, Buchhaltungstools, Channel Manager und weitere Drittanbieterplattformen zusammen.

HotelFriend-Integrationen und API-Unterstützung

Mit nativen Modulen, Standardkonnektoren und individuellen APIs kann HotelFriend bestehende Hotelsysteme integrieren und gleichzeitig Daten sowie Arbeitsabläufe zentral verwalten.

Ja. HotelFriend kann während des laufenden Hotelbetriebs schrittweise eingeführt werden. Das bestehende PMS und ausgewählte HotelFriend-Module können während der Migration und Tests parallel laufen, wodurch Unterbrechungen reduziert werden und ein riskanter Systemwechsel an einem einzigen Tag vermieden wird.

Ein typischer Übergang umfasst:

• HotelFriend vor dem endgültigen Wechsel konfigurieren
• Daten schrittweise migrieren und prüfen
• Integrationen anbinden und Abläufe testen
• Mitarbeiter bei weiterlaufendem Altsystem schulen
• Hotels oder Module schrittweise einführen
• Den finalen Wechsel in einer ruhigeren Phase planen
• Monitoring und Support beim Go-live bereitstellen

Eine sorgfältige Planung kann größere Ausfallzeiten vermeiden. Bei der Übertragung von Kanälen, Zahlungen und Live-Reservierungen können jedoch vorübergehende Einschränkungen auftreten. Daher sollte im Rollout-Plan jederzeit klar festgelegt sein, welches System als zentrale Datenquelle dient, um Doppelbuchungen oder unvollständige Datensätze zu vermeiden.

HotelFriend unterscheidet sich von Anbietern, die auf zahlreiche separate Einzellösungen setzen, da die Kernmodule auf einer gemeinsamen Plattform arbeiten und über interne APIs synchronisiert werden. PMS, Buchungsmaschine, Vertrieb, POS, Housekeeping, Zahlungen und Gästeservices können Daten austauschen, ohne dass für jeden Prozess eine separate externe Schnittstelle erforderlich ist.

Weniger Schnittstellen bieten mehrere Vorteile:

• Weniger doppelte Dateneingaben
• Geringere Synchronisierungsverzögerungen und potenzielle Verbindungsausfälle
• Niedrigere Integrations-, Wartungs- und Supportkosten
• Schnellere Fehlerbehebung mit weniger beteiligten Anbietern
• Einheitlichere Daten über Abteilungen und Hotels hinweg
• Einfachere Mitarbeiterschulung und Einführung neuer Standorte
• Leichtere Updates und standardisierte Arbeitsabläufe

HotelFriend unterstützt weiterhin Drittanbieter-Integrationen für spezialisierte Systeme. Die All-in-One-Struktur reduziert jedoch unnötige Verbindungen und die Komplexität einer fragmentierten Systemlandschaft.