Hinter Worriken 4.0: Digitale Tools für einen Sport- und Ferienpark in der Größe eines Dorfes
Kunde
worriken.beStandort
Sport- und Ferienpark
Standort
Bütgenbach, Belgium
Projektstart
August 2025
Über den Worriken Sport- und Ferienpark
Auf den ersten Blick wirkt der Worriken Sport- und Ferienpark wie ein ruhiges Resort am See. Doch hinter der entspannten Atmosphäre verbirgt sich ein Netzwerk von Einrichtungen, das wie eine kleine Stadt funktioniert.
Auf einer Fläche von 26 Hektar am Bütgenbacher See vereint der Park ein Feriendorf, ein Sportzentrum für Schulen, Veranstaltungsorte, Restaurants und einen Campingplatz – und begrüßt jährlich rund 70 000 bis 80 000 Übernachtungsgäste.
Derzeit befindet sich die Anlage mitten in einem Modernisierungsprojekt im Wert von 50 Millionen Euro, um die Infrastruktur zu erneuern. Doch während neue Gebäude entstehen, möchte das Management auch veraltete Tools und isolierte Systeme durch eine digitale Plattform ersetzen, die Gastgewerbe, Events und Finanzverwaltung an einem Ort vereint.
Dafür wandte sich Worriken an HotelFriend.
Herausforde-rungen des Worriken Sport- und Ferienparks
Als wir das Worriken-Team zum ersten Mal trafen, wurde sofort deutlich, dass sie über eine ausgeprägte Organisationsstruktur und gut eingespielte interne Prozesse verfügten. Dennoch suchten sie nach einer Lösung, die all diese Abläufe an einem Ort zusammenführen konnte – ein All-in-One-System, das jeden Aspekt ihres Betriebs unterstützt.
Jede Abteilung arbeitete eigenständig und kümmerte sich um ihre jeweiligen Aufgaben: Das Catering-Team bearbeitete Essensbestellungen, das Event-Team verwaltete Zeitpläne, und eine weitere Abteilung koordinierte Busreisen. Was sie brauchten, war eine Möglichkeit, all diese Prozesse nahtlos miteinander zu verbinden.
Die zweite Herausforderung war die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Da Worriken zur Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens gehört und staatliche Fördermittel erhält, müssen alle Finanzen über SAP gemeldet und die belgischen Fiskalisierungsvorschriften befolgt werden. Das bedeutete, dass die Lösung reibungslos mit den staatlichen Systemen verbunden sein musste.
Kurz gesagt, der Park brauchte eine Lösung, die Gastgewerbe, Veranstaltungen und Finanzberichterstattung zusammenführt und gleichzeitig mit den nationalen Vorschriften konform bleibt.
Lösungen von HotelFriend
Aufgrund dieser Größe und Komplexität entschied sich Worriken für die HotelFriend Enterprise Suite, ein Paket, das für Betriebe entwickelt wurde, die mehr als nur eine Standard-PMS-Lösung benötigen.
Es umfasst alle zentralen Hotelmodule, ermöglicht aber auch individuelle Entwicklungen und Integrationen.
Gemeinsam konzentrierten wir uns auf vier Hauptbereiche:
- Ablösen oder Zusammenführen von Tabellen in einem zentralen Event-Management-System
- Aufbau einer Infrastruktur zur Erfüllung der belgischen Compliance-Anforderungen
- Verbindung der Restaurants über eine POS-Integration
- Entwicklung individueller Berichte für flexible Analysen
Der Weg der individuellen Entwicklung
Event-Management-System
Im Worriken Sport- und Ferienpark ist jede Veranstaltung ein kleines Projekt: Orte, Personal, Mahlzeiten und Ressourcen müssen perfekt zusammenpassen. Wir begannen damit, ihre realen Abläufe zu untersuchen. Das Team teilte mit uns Vorlagen wie ihre Version eines Funktionsblatts und eine Aufgabenliste pro Abteilung. Diese Dateien erzählten die Geschichte, wie Veranstaltungen tatsächlich organisiert wurden, und wurden zur Blaupause für unser System.
Darauf aufbauend entwarfen wir eine zentrale Event-Datenbank, die jedes Detail miteinander verbindet:
- Kunde und Veranstaltungsname
- Genutzte Räume oder Bereiche
- Leistungen wie Kaffeepausen, Mittagsbuffets oder Grillabende
- Ressourcen wie Bühnen, Lautsprecher, Mikrofone oder Projektoren
- Zuständige Abteilungen und Tagespläne
Mitarbeiter können Kommentare hinzufügen, Aufgaben als erledigt markieren und Benachrichtigungen erhalten – alles im Event-Dashboard. Wenn also ein Trainingslager, eine Konferenz oder ein Grillabend geplant ist, sieht jeder dieselben Informationen in Echtzeit.
Transparenz und Compliance
Da Worriken öffentlich finanziert wird, muss jede Finanztransaktion strengen Berichtspflichten folgen. Dazu gehören die digitale Übermittlung von Rechnungen und Budgets sowie die Fiskalisierung nach belgischem Steuerrecht.
Um diese Anforderungen zu erfüllen, implementierten wir zwei wichtige Integrationen:
- SAP-Schnittstelle: Exportiert Rechnungen, Budgets und Finanzdaten automatisch aus dem HotelFriend PMS in standardisierte Formate (z. B. XML). Dadurch ist volle Kompatibilität mit den Systemen der belgischen Behörden gewährleistet.
- EFSTA-Fiskalisierung: Validiert und speichert jede Transaktion steuerkonform und revisionssicher, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.
Der Prozess ist nun vollständig automatisiert und fehlerfrei. Das Buchhaltungsteam kann sich auf das operative Geschäft konzentrieren, statt Zahlen manuell in verschiedene Systeme zu übertragen.
Verbindung der Restaurants
Mit zwei Restaurants auf dem Gelände – Mercator und Marco Polo – brauchte Worriken eine nahtlose Möglichkeit, Restaurantbestellungen mit den Gästeaccounts zu verbinden.
Wir entwickelten eine direkte Integration mit Lightspeed POS, sodass jede Bestellung automatisch an das PMS gesendet und dem entsprechenden Zimmer oder Gast hinzugefügt wird.
Am nächsten Morgen oder beim Check-out ist die Rechnung bereits vollständig – ohne manuelle Nachbearbeitung oder verlorene Belege.
Individuelle Berichte, die für Worriken funktionieren
Eine der größten Stärken von Worriken ist die Vielfalt des Angebots – von Essensplänen über Sportprogramme bis hin zu Teambuilding-Veranstaltungen. Diese Vielfalt erforderte flexible Berichtsfunktionen.
Wir entwickelten ein individuelles Reporting-Modul, mit dem Mitarbeitende Berichte selbst erstellen und anpassen können. Ob Belegung nach Unterkunftsart, Cateringbedarf oder Gruppentermine – Berichte können jetzt in wenigen Minuten erstellt und für das Management oder öffentliche Stellen exportiert werden.
Anstatt die Arbeitsabläufe an die Software anzupassen, passt sich die Software an sie an.
Von der Einrichtung bis zum Support
Die Implementierung erfolgte in mehreren Schritten. Nach der Systemeinrichtung boten wir fünf Online-Workshops an, um jede Abteilung – Rezeption, Catering, Veranstaltungsmanagement und Buchhaltung – einzuarbeiten. Die Schulungen waren auf tägliche Aufgaben abgestimmt, damit das Gelernte sofort angewendet werden konnte.
Um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, erhält Worriken außerdem Premium+ Support, einschließlich eines dedizierten Support-Managers mit erweiterter Erreichbarkeit. Wann immer ein neuer Prozess oder eine neue Funktion erforderlich ist, steht dasselbe Team bereit, das das System aufgebaut hat.
Integrierte Lösungen
Erwartete Ergebnisse und langfristige Auswirkungen
Die Modernisierung von Worriken ist noch im Gange, doch die digitale Transformation ist bereits gut etabliert. Das neue System unterstützt die aktuellen Anforderungen des Parks und bietet eine stabile Grundlage für zukünftige Erweiterungen – sei es durch Self-Check-in-Kioske, neue Sportbereiche oder zusätzliche Gruppenunterkünfte.
Im kommenden Jahr erwartet das Team:
- Eine Reduzierung der manuellen Verwaltungsarbeit um 40–50 %, insbesondere bei Eventkoordination und Finanzberichterstattung
- Schnellere Eventabwicklung mit weniger Planungsfehlern dank gemeinsamer Echtzeitinformationen
- Verbesserte Transparenz, intern und gegenüber den Behörden der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
- Ein besseres Gästeerlebnis, da Restaurant-, Unterkunfts- und Veranstaltungsdaten reibungslos zusammenfließen
Das Wichtigste ist jedoch, dass alle Teams jetzt in einem verbundenen System arbeiten, statt mehrere Tools und Tabellen zu verwenden. Das Ergebnis ist ein klarer Überblick über die Abläufe, weniger manuelle Schritte und bessere Koordination im gesamten Resort.
Durch maßgeschneiderte Entwicklung und enge Zusammenarbeit half HotelFriend Worriken dabei, ein System zu schaffen, das zu ihrer Arbeitsweise passt – und mit ihnen wächst, während sie sich weiterentwickeln.
«Das Worriken-Team wusste genau, was es brauchte. Unsere Aufgabe war es, ihren Prozess in eine digitale Struktur zu übersetzen, die sich natürlich anfühlt.»
CTO bei HotelFriend
Ihor Hladchenko